Das Management der Ausgaben ist eine erfolgreiche Vorgangsweise zur Verwaltung aller Beziehungen zu Lieferanten und Einkäufen eines Unternehmens. Auf diese Art und Weise wird jeder Euro erfasst und möglichst gewinneffizient eingesetzt.
Bei einem hochwertigen Ausgabenmanagement sind alle ausgabenorientierten Tätigkeiten von der Auffindung der Bezugsquellen bis zum Ausgleich der Rechnungen integriert und automatisiert. Sämtliche Käufe werden nach Plan getätigt und die Lieferanten werden vertragskonform bezahlt.
Natürlich kann man sich auch an professionelle und vertrauenswürdige Unternehmen wie Expensya wenden. Diese können sämtliche Schritte des Kostenverwaltungsprozesses von der Digitalisierung von Rechnungen bis zur Erstattung der Ausgaben für Unternehmen jeder Größe automatisieren.
Wenn Sie alle Ausgaben als Ganzes betrachten, können Sie diese besser kontrollieren und einen weiteren Unternehmenswert erzeugen durch:
- Höhere Effizienz: Durch die Automatisierung von manuellen und fehleranfälligen Prozessen
- Kleinere Beschaffungskosten und Lieferrisiken: Durch genaue Erfassung und Kenntnis sämtlicher Einkäufe, Lieferanten und der Einstandspreise
- Bessere Kooperation: Zwischen den Handelspartnern und bereichsübergreifenden Gruppen
- Höhere Produktivität: Durch die Freisetzung von Zeit und Arbeitskraft für strategische Tätigkeiten
Digitalisierte und konsolidierte tätigkeiten
Gewinnen Sie mit einem digitalisierten Management der Ausgaben Einblick in sämtliche Ausgaben. Zu diesem Zweck werden im ersten Schritt die Prozesse der Beschaffung, der Verträge und des Einkaufs sowie die Abläufe zur Verwaltung von Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen auf eine digitale Basis gebracht und zu einem schlüssigen Prozess zusammengefasst.
Ein solcher Prozess läuft auf einer zentralen und mit einem digitalen Netzwerk integrierten Plattform. So können Sie sämtliche Daten der Ausgaben erfassen und analysieren und ein Gesamtbild der Ausgaben erstellen.
Erkenntnisse in Handlungen verwandeln
Mit der Verwendung von passender Software für das Management von Ausgaben können Sie die Erkenntnisse in einem durchgängigen Prozess in die Praxis umsetzen:
- Sie gewinnen eine gute Position bei den Verhandlungen für die Beschaffung und können so gute Preise erzielen.
- Sie unterstützen die Einhaltung der Verträge und sorgen für mehr Klarheit, da die Verträge in Echtzeit erstellt und in einer zentralen Ablage gespeichert werden.
- Sie steuern die Aktivitäten des Einkaufs derart, dass Käufe bei den bevorzugten Lieferfirmen und zu den besprochenen Konditionen erfolgen.
- Sie verfügen über eine Übersicht über aktuelle Daten und können so den Zyklus und die Leistungen von Lieferanten erfolgreich verwalten.
- Sie reduzieren das Lieferantenrisiko und Gefahren für den Betrieb, den Umsatz und das Image dank einer Klarheit der Lieferfirmen über mehrere Stufen der Lieferkette hinweg.
- Sie vermeiden Ausnahmen und erhöhen die Regeltreue bei Verträgen und Bestellungen, indem Sie die Erfassung der Rechnungen und die Abläufe der Bearbeitung und Genehmigung automatisieren.
Mehr Offenheit für mehr Produktivität
Durch hohe Transparenz sämtlicher Daten lassen sich die Wege der Entscheidungen entsprechend verkürzen. Wenn die Informationshoheit bei den Mitarbeitern liegt, dann liegt auch die Zuständigkeit für das Datenmaterial bei den Beteiligten. Dazu müssen sämtliche Daten zentral abgespeichert werden. Der Zugriff sollte allen Mitarbeitern möglich sein.
Auf diese Art und Weise kann das Wissen einer Einzelperson zum Wissen der gesamten Firma werden – wovon jeder Einzelne in seinem Arbeitsalltag entsprechend profitiert. Hat zum Beispiel das Management Zugriff auf Datenanalysen aus der Buchhaltungsabteilung, dann lassen sich daraus rasch und unkompliziert entsprechende Handlungsoptionen ableiten.